Дата размещения статьи: 21.06.2015
Горюче-смазочные материалы являются одним из наиболее распространенных видов материалов, закупаемых учреждениями, в том числе учреждениями образования. Вызвано это тем, что закупка ГСМ напрямую связана с эксплуатацией транспортных средств, имеющихся почти в каждом учреждении. Поэтому нелишним будет еще раз напомнить о порядке отражения операций по поступлению и списанию ГСМ в целях бухгалтерского и налогового учета.
Общие положения по учету ГСМ
К горюче-смазочным материалам, применяемым в целях эксплуатации транспортных средств, относятся: бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ, моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки, специальные жидкости (тормозные и охлаждающие) и прочие.
В целях бухгалтерского учета поступающие в учреждение ГСМ относятся к материальным запасам. Согласно п. п. 117, 118 Инструкции N 157н , п. 31 Инструкции N 174н , п. 31 Инструкции N 183н для учета ГСМ предназначен счет 0 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы" с детализацией по соответствующим аналитическим счетам:
— 0 105 23 000 "Горюче-смазочные материалы — особо ценное движимое имущество учреждения";
— 0 105 33 000 "Горюче-смазочные материалы — иное движимое имущество учреждения".
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.
Перечни особо ценного движимого имущества бюджетных (автономных) учреждений определяют их учредители (п. п. 2, 3 Порядка отнесения имущества к категории особо ценного ). Исходя из этого включение (невключение) в данный перечень ГСМ осуществляется также по решению учредителей указанных учреждений.
Порядок отнесения имущества автономного или бюджетного учреждения к категории особо ценного движимого имущества, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.07.2010 N 538.
Для казенных учреждений такой детализации не предусмотрено. Для учета ГСМ, поступающих казенным учреждениям, п. 21 Инструкции N 162н предназначен только счет 0 105 33 000.
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
ГСМ, наряду с остальными материальными запасами, принимаются к учету по фактической стоимости, которой признаются (п. п. 100, 102 Инструкции N 157н):
— суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
— суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;
— таможенные пошлины и иные платежи, связанные с приобретением материальных запасов;
— вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора;
— суммы, уплачиваемые за доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки;
— иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.
Обратите внимание! Согласно п. 103 Инструкции N 157н учреждение, осуществляющее централизованные закупки ГСМ, согласно установленной им учетной политике затраты, произведенные по их заготовке и доставке до центральных (производственных) складов (баз) и (или) грузополучателей, в том числе по страхованию доставки, вправе не включать в фактическую стоимость приобретаемых ГСМ, а относить их в составе расходов на финансовый результат текущего финансового года.
Стоит отметить, что фактическая стоимость, по которой ГСМ приняты к учету, не может быть изменена, кроме случаев, установленных законодательством РФ и Инструкцией N 157н.
Аналитический учет ГСМ ведется по их видам, наименованиям и количеству, в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения (п. 119 Инструкции N 157н).
Приобретение ГСМ
Существуют различные варианты приобретения ГСМ. Представим их в таблице.
Способ приобретения ГСМ
1. Приобретение за наличный расчет
При таком способе закупки бензина подотчетному лицу (как правило, водителю автомобиля) выдается из кассы аванс на покупку бензина, необходимого для осуществления служебного выезда. По прибытии из поездки водитель представляет авансовый отчет о количестве и стоимости заправленного бензина (иных видов ГСМ), приложив к нему кассовые чеки с автозаправочных станций (АЗС)
2. Приобретение за безналичный расчет
Поставка ГСМ по ведомостям напрямую от поставщика (топливной организации)
В данном случае учреждение заключает договор с топливной организацией о поставке ГСМ непосредственно на склад учреждения. Данный способ закупки ГСМ возможен при наличии в учреждении оборудованного места хранения ГСМ и возможности их закупки большими партиями
Приобретение ГСМ с использованием топливных талонов
Топливные талоны — средство безналичного расчета за полученные ГСМ. Топливные талоны представляют собой бумажные или пластиковые карточки без чипов и магнитных полос, на которых напечатан их номинал (количество бензина, которое может быть по ним выдано). Такой талон предназначен для однократного использования. После заправки по талону он изымается оператором АЗС, а вместо него выдается чек, подтверждающий количество приобретенного бензина. Преимуществом топливного талона является его фиксированная цена на ГСМ. Иными словами, в момент заправки поступает именно то количество топлива, которое указано на талоне, независимо от разницы в цене на момент приобретения талона и момент заправки ГСМ на АЗС.
Стоит отметить, что оплаченные талоны на ГСМ для целей бухгалтерского учета признаются денежными документами и хранятся в кассе учреждения (п. 169 Инструкции N 157н).
Для приобретения ГСМ талоны выдаются из кассы подотчетному лицу. Подотчетное лицо на АЗС обменивает талоны на нефтепродукты
Приобретение ГСМ с использованием топливных карт
Топливные карты также являются средством безналичного расчета за приобретаемые нефтепродукты. Топливная карта представляет собой пластиковую карту, содержащую магнитную полоску или микрочип, на которых хранится информация о количестве предоплаченного топлива или лимитах на отпуск определенных видов топлива. Такие карты предназначены для многоразового использования. После заправки по топливной карте оператор АЗС выдает чек, который подтверждает факт совершения операции и отражает количество топлива, залитого в бак, и остатка горючего. Лимит топлива на карте может быть установлен на определенный период (сутки, неделю или месяц) приказом руководителя учреждения. Документами, подтверждающими факт заправки ГСМ по топливным картам, являются представленные водителями кассовые чеки с АЗС, выданные при каждой заправке, а также отчетные документы (акты, счета-фактуры) и общий отчет по выборке топлива за месяц, сформированные и представленные топливной компанией — поставщиком
Оприходование ГСМ отражается в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика, отчетов, кассовых чеков и т.п.).
Далее рассмотрим корреспонденцию счетов по поступлению бензина при каждом из вышеперечисленных вариантов его приобретения.
1. Приобретение ГСМ за наличный расчет
Выдача из кассы денежных средств на покупку ГСМ
Поступление ГСМ на основании отчета, представленного подотчетным лицом
2. Поставка ГСМ по ведомостям (накладным) напрямую от поставщика (топливной организации)
Перечисление денежных средств в счет предстоящих поставок ГСМ
Поступление на склад ГСМ на основании накладных (ведомостей) от поставщика
Зачет перечисленного аванса
Окончательный расчет с поставщиком за поставленные ГСМ
3. Приобретение ГСМ с использованием топливных талонов
Оплата талонов на бензин
Поступление талонов на бензин
Выдача топливных талонов из кассы для приобретения ГСМ
Принятие к учету ГСМ на основании отчета, представленного подотчетным лицом, и приложенных к нему чеков с АЗС
4. Приобретение ГСМ с использованием топливных карт
Оплата услуг на изготовление топливных карт
Отражение расходов по оплате услуг по изготовлению топливных карт
Оплата ГСМ, отпущенных топливной организацией
Оприходование ГСМ на основании отчетов, представленных водителем и топливной организацией
Пример 1. Водителю бюджетного учреждения образования за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, выдан аванс в размере 990 руб. на приобретение 30 л бензина. Согласно представленному авансовому отчету и приложенным к нему кассовым чекам с АЗС водитель заправил 30 л бензина на сумму 950 руб. Остаток денежных средств он внес в кассу.
В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:
Выданы водителю наличные денежные средства на приобретение ГСМ
Оприходован бензин, заправленный водителем, на основании представленного им авансового отчета с приложенным чеком с АЗС
Внесен водителем в кассу остаток неизрасходованного аванса
Пример 2. Автономным учреждением образования приобретено за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, 50 талонов по 20 л бензина на общую сумму 30 000 руб. (цена одного литра бензина по талонам составила 30 руб.) Для служебной поездки водителю учреждения выдано 4 талона. По возвращении из поездки водитель представил авансовый отчет, приложив к нему чеки с АЗС, выданные оператором в обмен на топливные талоны.
Оприходованы оплаченные топливные талоны в кассу
Выданы талоны водителю
(4 талона x 20 л x 30 руб.)
Отражено поступление бензина на основании отчета, представленного водителем, и приложенных к нему документов
Выбытие ГСМ
Списание ГСМ осуществляется по установленным нормам. Норма расхода топлива и смазочных материалов применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.
На сегодняшний день нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, а также Рекомендации по их использованию утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Рекомендации N АМ-23-р). Стоит отметить, что не так давно указанные нормы были обновлены Распоряжением Минтранса России от 14.05.2014 N НА-50-р, согласно которому добавлены нормы расхода топлива легковых отечественных и зарубежных автомобилей, выпускавшихся с 2008 г.
Письмом Минюста России от 21.09.2009 N 03-2609 предписано руководствоваться указанными нормами в целях организации эксплуатации транспортных средств. При этом стоит отметить, что данные нормы имеют рекомендательный характер и несоблюдение государственными (муниципальными) учреждениями установленного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина России от 13.12.2013 N 02-10-010/55111).
В то же время некоторые суды, рассматривающие дела по неправомерному списанию топлива, выявленному в ходе проверки, приходят к выводу, что применение Рекомендаций N АМ-23-р по вопросам расчета норм расхода топлива является обязательным (Постановление ФАС ДВО от 07.07.2010 N Ф03-4439/2010).
С учетом вышесказанного, по мнению автора, при определении (обосновании установленных) норм расхода топлива и смазочных материалов в государственных (муниципальных) образовательных учреждениях необходимо руководствоваться Рекомендациями N АМ-23-р.
Согласно п. 4 Рекомендаций N АМ-23-р нормы расхода топлива устанавливаются для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению. Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. Расход топлива на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включен и устанавливается отдельно.
В указанных Рекомендациях приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.
Базовая норма расхода топлива устанавливается в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства в снаряженном состоянии. Установленные значения базовых норм расхода топлива могут быть увеличены (например, при работе автотранспорта в зимнее время года, в городской густонаселенной местности, в горной местности, на дорогах со сложным планом; при обкатке новых автомобилей и вышедших из капитального ремонта; при использовании кондиционера или установки "климат-контроль" при движении автомобиля) или уменьшены (например, в случае работы автомобиля на дорогах общего пользования за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности).
Списание израсходованных ГСМ осуществляется на основании следующих первичных учетных документов:
— путевого листа (форма 0345001 — для легкового автомобиля, а также формы 0340002, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), в котором в обязательном порядке проставляется пробег автомобиля с расшифровкой на обратной стороне данного путевого листа километража до определенных мест назначения. Путевой лист используется для списания всех видов топлива (бензина, дизельного топлива, газа);
— акта о списании материальных запасов (ф. 0504230), применяемого для списания масел, специальных жидкостей и т.д.
Способ определения стоимости ГСМ при их списании (списание по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости) устанавливается учреждением самостоятельно и закрепляется в учетной политике. При этом установленный порядок определения стоимости не может быть изменен в течение отчетного года (п. п. 108, 110 Инструкции N 157н).
Ниже приведена корреспонденция счетов по списанию ГСМ в бухгалтерском учете.
Семинары и вебинары Аюдар Инфо
Обязаны ли автономные учреждения при списании ГСМ применять нормы расхода, утвержденные Минтрансом? Какие формы путевых листов используют автономные учреждения для подтверждения расходов на ГСМ? Каков порядок отражения расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.
Обновленные нормы расхода ГСМ.
Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ -23‑р (далее – Распоряжение № АМ -23‑р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.
Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА -51‑р .
Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ -23‑р? Руководствоваться Распоряжением № АМ -23‑р предписывают:
- Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03‑2609);
- Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03‑03‑06/1/2875, от 30.01.2013 № 03‑03‑06/2/12 , от 03.06.2013 № 03‑03‑06/1/20097, от 03.09.2010 № 03‑03‑06/2/57 , от 14.01.2009 № 03‑03‑06/1/6).
Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ -23‑р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02‑10‑010/55111).
Если Распоряжением № АМ -23‑р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия локального акта, утверждающего нормы, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03‑03‑06/4/71 , от 10.06.2011 № 03‑03‑06/4/67).
Путевые листы – основание для списания ГСМ.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.
Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:
Наименование и номер путевого листа
В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации
Сведения о сроке действия путевого листа
Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства
Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица
Сведения о транспортном средстве
В качестве таких сведений указываются:
– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
– государственный регистрационный знак транспортного средства;
– показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;
– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)
Сведения о водителе
Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя
Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.
В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:
- воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02‑06‑10/4066);
- применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03‑03‑06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»). Причем применение таких форм учреждениям целесообразно закрепить в учетной политике.
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.
Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.
Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
В случае утраты или порчи путевого листа дубликат выдается только после проведения проверки обстоятельств пропажи (порчи), установления виновных лиц и принятия к ним соответствующих мер ответственности.
Отражение операций по списанию ГСМ в бухгалтерском учете
Для отражения поступивших ГСМ в бухгалтерском учете предназначен счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 117 , 118 Инструкции № 157н).
Расходы автономного учреждения на приобретение ГСМ отражаются:
- по коду вида расходов (КВР) 244 «Прочая закупка товаров, работ, услуг» – в случае приобретения горюче-смазочных материалов в соответствии с закупкой, осуществляемой учреждением (уполномоченным на то работником учреждения) как юридическим лицом;
- о КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в случае осуществления работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.
Указанные коды видов расходов применяются в увязке:
- со статьей 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (применяется в 2018 году);
- с подстатьей 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ (применяется с 2019 года).
В соответствии с п. 108 Инструкции № 157н списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Учреждение выбирает один их методов списания и закрепляет его в учетной политике. Причем применение выбранного метода должно осуществляться в течение финансового года непрерывно.
Списание ГСМ в пределах установленных норм отражается в бухгалтерском учете автономного учреждения следующей корреспонденцией счетов (п. 37 Инструкции № 183н):
Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» ( 0 109 60 272 , 0 109 70 272, 0 109 80 272)
Кредит счета 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы – иное движимое имущество учреждения»
В автономном учреждении списание бензина осуществляется по фактическому расходу, но не выше норм, установленных Распоряжением № АМ -23‑р. Рассчитанная с учетом данного документа норма расхода ГСМ по служебному автомобилю («Волга Сайбер» 2.4) составляет 10 л/100 км. Согласно представленному путевому листу фактический расход топлива равен 25 л. Пробег автомобиля за время поездки, зафиксированный в «путевке», – 250 км, что соответствует показаниям спидометра.
Согласно учетной политике списание ГСМ осуществляется по средней фактической стоимости бензина, которая составляет 40 руб./л. Операции по списанию осуществляются в рамках основной деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на ГСМ непосредственно связаны с осуществлением данной деятельности.
В данном случае фактический расход бензина не превышает установленной нормы – 10 л/100 км (250 км / 25 л). В связи с этим операция по списанию ГСМ отражается следующим образом:
Для бюджетных учреждений, в оперативном управлении которых имеются автотранспортные средства, актуальными являются вопросы учета горюче-смазочных материалов (ГСМ) и расчета плановых норм их списания.
В настоящее время для всех субъектов хозяйствования, включая КУ, действует распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р "О введении в действие
Методических рекомендаций. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте". Нормы расхода топлива и смазочных материалов предназначены не только для определения потребности в ассигнованиях, но и для списания расходов на финансовый результат текущей деятельности.
В указанном документе сказано, что норма — это установленное значение меры потребления топлива при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. При нормировании расхода топлива различают базовое значение расхода, определяемое для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля. Расход топлива на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включен и устанавливается отдельно.
Для автомобилей общего назначения установлены следующие нормы:
- 1) базовая норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства в снаряженном состоянии. Базовая норма зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), от вида используемого топлива, учитывает массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации в пределах Правил дорожного движения;
- 2) транспортная норма (норма на транспортную работу) включает в себя базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от конкретной массы перевозимого груза;
- 3) эксплуатационная норма устанавливается по месту эксплуатации автотранспортных средств на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок), учитывающих местные условия эксплуатации, по формулам, приведенным в распоряжении № АМ-23-р.
Помимо перечисленных данных в распоряжении Минтранса приведены поправочные коэффициенты (надбавки), установленные в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы расхода топлива, с помощью которых производится учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов.
Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий, в которых эксплуатируется транспортное средство. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
В частности, нормы могут увеличиваться с учетом следующих обстоятельств:
- — времени года. Норма расхода топлива и смазочных материалов в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны) увеличивается с 5 до 20%. В Приложении 4 к данному изданию приведены установленные распоряжением № АМ-23-р предельные величины зимних надбавок по каждому региону;
- — работы автотранспорта на дорогах общего пользования I, II и III категорий со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон. Там, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (на 100 км пути не менее 500 м), надбавка составляет до 10%, а на дорогах общего пользования IV и V категорий — до 30%);
- — работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если население города превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, от 1 до 3 млн человек — до 20% и т.д.;
- — обкатки новых автомобилей. При пробеге новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, прошедшими капитальный ремонт, первой тысячи километров, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии, предполагается надбавка в размере до 10%, при перегоне автомобилей в спаренном состоянии — до 15%, в строенном — до 20%.
В ряде случаев норма расхода топлива может снижаться, например, при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной и слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае норма расхода топлива может быть уменьшена, но не более чем на 15%.
Конкретные значения поправочных коэффициентов устанавливаются приказом руководителя учреждения или органами исполнительной власти, период применения зимних надбавок к нормам и их величина (Приложение 5 к данному изданию) подтверждаются распоряжением региональных (местных) органов власти, а при отсутствии соответствующих распоряжений — приказом руководителя учреждения.
Нормы расхода ГСМ для каждой марки, модели или модификации эксплуатируемых автомобилей утверждаются приказом руководителя учреждения и применяются при списании данного вида материальных запасов.
Нормативный расход топлива в отношении определенного автомобиля определяется расчетным путем с учетом проделанного километража по формуле
где (2н — нормативный расход топлива, л; Н> — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км; 5 — пробег автомобиля, км; О — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
Пример 4.8
Расчет нормативного расхода топлива. В оперативном управлении учреждения здравоохранения находится автомобиль ГАЗ-3110. Согласно путевому листу от 15 декабря 2010 г. (зимний период), пробег составил 120 км, из них: 80 км — по городу; 40 км — по области.
Приказом руководителя учреждения утверждены:
- 1) базовая норма расхода топлива — 13 л/100 км;
- 2) надбавка за эксплуатацию автомобиля в зимнее время — 15%;
- 3) надбавка за эксплуатацию автомобиля в городе с численностью населения 1,5 млн чел. — 12%.
Нормативный расход топлива составит 1.4,02 л:
по городу: 0,01 х 13 х 80 х (1 + 001 х (15 + 12) = 11,67 л;
по области: 0,01 х 13 х 40 х (1 + 0,01 х 15) = 6,35 л.
Для марок автомобилей, не указанных в Нормах расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, а также в случае отклонения от установленных законодательством норм, нормы расхода топлив и смазочных материалов устанавливаются по результатам контрольных замеров, проведенных комиссией учреждения на основании приказа руководителя. Результаты контрольного замера оформляются актом, который служит основанием для приказа об утверждении нормы расхода топлива (примерная форма Акта контрольного замера расхода топлива приведена в приложении 6 к данному изданию).
Списание топлива и горюче-смазочных материалов производится на основании путевых листов, формы которых приведены в Инструкции по бюджетному учету:
Путевой лист строительной машины (ф. 0340002);
Путевой лист легкового автомобиля (ф. 0345001);
Путевой лист специального автомобиля (ф. 0345002);
Путевой лист грузового автомобиля (ф. 0345004);
Путевой лист грузового автомобиля (ф. 0345005);
Путевой лист автобуса не общего пользования (ф. 0345007).
В соответствии с приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 в путевом листе должны быть отражены следующие реквизиты: порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, в оперативном управлении которого находится автомобиль; указаны регистрационный номер автотранспорта, сведения о водителе.
Заполненный путевой лист выдается водителю, о чем делается запись в Журнале учета движения путевых листов (ф. 0345008). Форма Журнала приведена в табл. 4.23.
Таблица 4.23. Журнал учета движения путевых листов
Путевой лист легкового автомобиля (ф. 0345001) выписывается в одном экземпляре и действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Маршрут следования автомобиля, связанный с выполнением перевозок или служебного задания, записывается по всем пунктам следования с указанием адресов и названий организаций. Не допускаются при указании маршрута формулировки "поездки по городу", "выполнение служебного задания".
Если учреждение имеет свой склад ГСМ и автопарк насчитывает достаточно большое количество автомобилей, то целесообразно вести аналитический учет по счету 010533000 "Горюче-смазочные материалы — иное движимое имущество" в разрезе "Горюче-смазочные материалы на складе" и "Горюче-смазочные материалы в баке автотранспорта".
Расчеты за приобретенные ГСМ на автозаправочных станциях, могут осуществляться следующими способами:
- — за наличный расчет на АЗС;
- — по оплаченным талонам, приобретаемым с использованием системы безналичных расчетов. Такие талоны учитываются как денежные документы;
- — по талонам, которые являются бланками строгой отчетности;
- — по пластиковым топливным картам, выпускаемым топливной компанией или владельцем сети АЗС.
Топливная карта не является платежным средством, а предназначена для учета расчетов по отпуску ГСМ и имеет количественное выражение (отпуск ГСМ на сумму или в объеме). При заправке водителю выдаются чеки с указанием места и времени заправки, а также типа и количества отпущенного топлива, подтверждающие факт заправки по топливной карте. Эти чеки водитель сдает вместе с путевым листом диспетчеру или уполномоченному лицу для последующей передачи этих документов в бухгалтерскую службу.
Юридическое лицо или его структурное подразделение, обеспечивающее информационное и технологическое взаимодействие между участниками расчетов, ежемесячно после обработки данных представляет учреждению-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на объем и стоимость выбранного топлива, а также отчет (реестр) операций по картам.
Топливная карта может быть нелимитированной или лимитированной.
На нелимитированную карту заносится информация о количестве литров каждого вида ГСМ, приобретенного учреждением — покупателем у поставщика, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений. По лимитированной карте устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров). По указанной карте покупатель может приобретать топливо разных видов, общее количество которого за сутки или месяц не может превышать установленный лимит. При установлении суточного лимита нельзя получить топлива больше даже в случае, когда в предыдущие дни объем приобретенного ГСМ был меньше установленного лимита.
В Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, а также в альбомах унифицированных форм отсутствует форма регистра "Авансовый отчет по расчетам топливной картой". Данный регистр может быть разработан и утвержден органом, организующим исполнение соответствующего бюджета бюджетной системы РФ — Минфином России, финансовым органом соответствующего субъекта РФ или органа местного самоуправления.
При введении в документооборот Авансового отчета по расчетам топливной картой следует установить порядок и сроки его представления, например ежемесячно до 31-го (30-го) числа.
Следует учитывать, что при безналичных расчетах за ГСМ по государственным контрактам (договорам) согласно постановлению Правительства РФ от 28 декабря 2010 г. № 1171 "О реализации Федерального закона "О федеральном бюджете на 2011 год и на плановый период 2012 и 2013 годов"" авансовые платежи могут осуществляться только в размере 30%.
Типовые записи по отражению в бюджетном учете операций поступления и расходования ГСМ приведены в табл. 4.24.
Таблица 4.24. Отражение в учете операций поступления и расходования ГСМ